Brezan is leverancier met een totaaloplossing voor onder andere vrije garagisten, autohandelaren, fast-fitters, fleetowners en carrosseriebedrijven. En had twee doelen: een besparing van tien procent, ongeveer 1,2 miljoen en het verbeteren van de beschikbaarheid van onderdelen in de vestigingen. Hoe pakte dit uit in de praktijk?

Meyer luisterde de eerste twee maanden na zijn aantreden naar alle betrokkenen in de organisatie. “Wat is er, wat is al onderzocht, welke kennis is er en wat is er mogelijk? Op die vragen wilde ik duidelijke antwoorden. Vervolgens ben ik de netten gaan ophalen en heel doelgericht met de diverse teams gaan praten.

Een van die dingen was het positioneren van de voorraad in de keten op basis van locale omloopsnelheid.

Wat kunnen we gebruiken, wat moeten we uitzoeken en wat moeten we laten vallen? In die sessies kwamen zaken naar voren die interessant waren. Een van die dingen was het positioneren van de voorraad in de keten op basis van locale omloopsnelheid. We leveren voor 85 procent aan een business-to-business markt, met lokaal grote verschillen. Ik deed een meting in zes vestigingen.

Die heb ik naast elkaar gelegd. Ik zag dat ze maar twaalf procent overlap hadden in wat ze verkochten. Ze hadden allemaal hetzelfde liggen. Er zaten 85.000 artikelen in de supply chain. tachtig procent daarvan verkocht minder dan twintig stuks over alle honderdveertig vestigingen. Dat leverde enorme, vaak incourante voorraden op. Dat moest anders.”

Businessrules om te meten

Meyer introduceerde het overkoepelende project Blue Eagle en een aantal businessrules. “Eén is de lokale verkoop, twee is een basisset met APK-onderdelen en drie is de nee-verkoop. Daarmee wordt, zowel per item als per verkooppunt, bepaald waar in de keten voorraad wordt aangehouden.

Als een artikel, afgaande op de verkoophistorie van de laatste twaalf maanden, een bepaald aantal keer is verkocht, heeft het verkooppunt het recht om dit artikel op voorraad te nemen. Is de verkoop minder? Dan raakt het verkooppunt dit recht kwijt en wordt het artikel teruggestuurd naar het depot.

Voor de Brezan depots is een soortgelijke businessrule opgesteld. Wanneer de vraag een bepaald minimum niet overstijgt, wordt het enkel op het centrale distributie centrum op voorraad gehouden. Op deze manier kunnen we nu elke week het hele assortiment tegen het licht houden. Vroeger gebeurde dat maar enkele keren per jaar. ”

Verkoop gaat gewoon door

Om te kijken hoe Blue Eagle in de praktijk zou uitpakken, werd een pilot gestart in twee winkels. De verkooppunten werden eerst volledig opgeschoond, waardoor de voorraad exact volgens de businessrules op voorraad lag. We informeerden en trainden de medewerkers en gedurende een aantal maanden was er dagelijks contact met de verkooppunten. We bekeken en analyseerden iedere voorraadbeweging.”

We informeerden en trainden de medewerkers en gedurende een aantal maanden was er dagelijks contact.

Het succes van de pilot leidde tot de beslissing om Blue Eagle over alle vestigingen uit te rollen. “In overleg met diverse afdelingen en de transporteur stelden we een planning op. We begonnen met twee vestigingen per dag. Incourante artikelen werden ingepakt en courante artikelen opnieuw ingeruimd.

Dat leverde per vestiging twintig pallets op die naar een centrale plek werden vervoerd. Tijdens dit proces moest de verkoop gewoon doorgaan. Het aantal te veranderen vestigingen liep al snel op naar vier.”

Ducks en eagles

Om de verkooppunten goed in te lichten over het concept van Blue Eagle, de planning, procedures en werkinstructies, organiseerde Brezan voor aanvang van iedere regio een meeting voor de medewerkers van de verkooppunten. “Het is altijd een uitdaging om iedereen goed te informeren en op de hoogte te houden tijdens een dergelijk grootschalig en ingrijpend project. Bij Blue Eagle hebben we veel aandacht besteed aan de uitleg van het hoe, wat en waarom.

Om iedereen te voorzien van de juiste informatie maakten we gebruik van diverse communicatiemiddelen. Dit varieerde van presentaties in het voortraject tot duidelijke instructievideo’s. Natuurlijk reageert niet iedereen even enthousiast. In onze branche wordt geroepen: de beste raad is voorraad. Zonder te beseffen hoe duur dat is. Ik heb het verhaal van de taxi verteld. Een man komt aan in New York en bestelt een taxi. Hij wordt verrast door de klantvriendelijkheid van de chauffeur.

Eenkopje koffie, krant, muziek en de route is te volgen op een scherm. De man zegt: “Ik krijg de service van een limousine, terwijl ik in een yellowcab zit”. De taxichauffeur antwoordt: “Je hebt ducks en eagles. Ducks zwemmen rond in hun eigen vijver en kwaken en klagen. Als ik naar mijn collega’s kijk, dan zie ik ze.

Eagles zijn in staat om boven de materie uit te stijgen en opnieuw naar de business te kijken. Ik heb besloten om een eagle te zijn.” Dit geldt ook voor ons. We richten onze business opnieuw in en gaan naar een hogere servicegraad met minder voorraad. Ik proef een nieuw elan in de organisatie. We willen allemaal een eagle zijn.”